از آنجایی که این روزها بیشتر مشاغل کالاهای مختلفی را در انبارهای خود نگهداری میکنند، رعایت اصول انبارداری حرفه ای یکی از مهمترین مسائل در صنعت لجستیک محسوب میشود. اما سوالی که در اینجا پیش میآید این است که اصول انبارداری صنعتی و حرفه ای چیست و بهترین روش برای انبارداری کدام است؟ هر شغل و کسب و کاری با در نظر گرفتن نکات بسیاری مثل نوع کالا، زمان نگهداری کالا، میزان فروش و سایر موارد نوعی روش انبارداری خاص برای خود دارد.
اما در این بین رعایت برخی نکات میتواند باعث سهولت در این فرایند شود. در این مقاله از مجموعه انبار سنتر به بررسی و شرح اصول انبارداری حرفه ای میپردازیم و نکات مربوط به آن را برای شما شرح میدهیم؛ با ما تا پایان مقاله همراه باشید.
تعریف جامع انبارداری
انبارداری شامل فرایند ذخیره سازی کالاها یا موجودی فیزیکی محصولات درون انبار عمومی و بازرگانی پیش از توزیع یا فروش آنها در نمایندگیها یا فروشگاههای کوچک است. انبارداری را میتوان به عنوان بخش مهمی از زنجیره تامین خرده فروشی به شمار آورد. این فرایند در کسب و کار بر همه چیز شامل تامین مواد اولیه و مدیریت و کنترل موجودی تا مرحله تحویل سفارشها به مشتریان در زمان مناسب، تاثیرگذار است.
اهداف و وظایف انبار چیست؟
اهداف ایجاد انبار را میتوان تامین، نگهداری و ارائه کالاها برای در دسترس قرار گرفتن واحد مصرف کننده دانست. به طور کلی وظایف انبارها به شرح زیر است:
- برنامه ریزیهای لازم در جهت حفظ میزان مطلوب مقدار موجودی هر کدام از کالاهای مورد نیاز سازمان.
- همکاری و تسهیل تامین، خرید و تهیه محصولات و کنترل و دریافت آنها.
- نگهداری محصولات در انبار به طور صحیح و سرعت بخشیدن به امر تحویل با در نظر گرفتن مقررات و دستورالعمل های سازمان.
مهمترین اصول انبارداری حرفه ای
انبارداری کار نسبتا دشواری است و به اصول انبارداری حرفه ای نیاز دارد تا بر پایه یک سری نکات بنیادی و مطابق با اصول خاصی انجام شود. از جمله اصولی که باید در انبارداری حرفه ای مد نظر قرار دهید، میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
۱. انبارداری مشتری محور
در انبارداری حرفهای، تمام استراتژیهای بازاریابی و مدیریت انبار باید به صورتی باشند که مورد نظر مشتری است. در انبارداری حرفهای، توجه به ترجیحات مصرفی و رفتار خریدار در رابطه با کالاها، به شما اطلاعات مفیدی در مورد نوع موجودی که باید در انبار ذخیره داشته باشید و همچنین نحوه ارسال آن، میدهد. از مهمترین ترجیحات مشتریان میتوان به نحوه بارگیری سریع محصولات، عدم تاخیر و خطا در هنگام ارسال سفارشات مشتریان و غیره اشاره کرد. با استفاده از نرم افزارهای مدرن و سیستمهای به روز مکانیزه میتوانید فرایند انبارداری را بهتر سازماندهی کرده و از رویکرد مدیریت مشتری محور کارآمدی برخوردار باشید.
۲. مدیریت انبار با جریان کاری و کنترل دقیق
همیشه عمل کردن از دانستن نحوه انجام کار دشوارتر است. بنابراین اگر برای بعضی از دپارتمانها استراتژی برنامه عملیاتی طراحی میکنید، اطمینان یابید که استراتژی طرح ریزی شده اجرای بینقصی داشته باشد. برای این کار نیاز به ایجاد کردن جریانهای کاری، قوانین، فرایندها و پروتکلهای مناسب خواهید داشت تا از طریق ملزم کردن کارکنان انبار به دنبال کردن فرایندهای انبارداری، هماهنگی را در هنگام کار کردن افزایش دهید.
۳. خلق سیستمی منعطف در انبار
همانگونه که پروتکلها، قوانین و جریانهای کاری امری حیاتی هستند، ایجاد یک سیستم منعطف برای توانمندی بالا در تغییر فوری استراتژیها از اهمیت بالایی برخوردار است. دلیل این امر، وقوع اتفاقهای غیر منتظره است که موجب میشوند تا شما مجبور شوید که بخشی یا همه جریانهای کاری را در فرایندهای انبارداری تغییر دهید. بنابراین باید یک سیستم منعطف در انبارداری خلق کنید.
۴. دادهها، تعیین کننده نقشه راه
دادهها را به عنوان تعیین کننده راه و مسیر کاری در انبارداری در نظر بگیرید و اجازه دهید تا دادهها مسیر را به شما نشان دهند، چه این دادهها در مورد رفتار مشتری بوده و یا دربرگیرنده اطلاعاتی درمورد بازده موجودی کالاها باشند. بنابراین با بررسی دادهها میتوانید به درستی تصمیم گیری کنید. حتی پس از اتخاذ تصمیم هم باید نگاه شما به دادهها و اطلاعاتتان باشد و همواره دادهها را بررسی کنید.
۵. به روز بودن
به روز بودن در هر فرایندی از جمله انبارداری بسیار حیاتی است. همواره با دانش و تکنولوژیهای مدرن و پیشرفته حرکت کنید تا در موراقع لازم بتوانید با استفاده از یک نرمافزار یا قطعه رباتیک عملیات انبار را ساده سازید. استفاده از برخی نرم افزارها نظیر نرمافزار مدیریت انبار و موجودی، نرم افزار تجمیع داده و سایر تکنولوژیهای مدرن میتواند منجر به تغییرات بزرگی در مدیریت انبار ایجاد کرده و میزان سرمایه در گردش هر کسب و کار را افزایش دهد.
۶. سیستم اتوماسیون انبار
به فرآیند بهرهگیری از تکنولوژیهای روز دنیا به منظور بهبود بهرهوری و ایمنی انبار و یا در جهت کمک به اپراتورهای انبار به منظور مدیریت کسب و کارهای پرمشغله و بهبود عملیات انبار، اتوماسیون انبار (Warehouse Automation) گفته میشود. اتوماسیون انبار شامل طیف وسیعی از تکنولوژیها، مانند رباتها، سیستمهای کامپیوتری و تجهیزات هوشمندسازی انبار میباشد و در نهایت فرآیندها و وظایف گوناگون انبارداری را اتوماتیک و بهینه میکند.
یکی از ابزارهای اتوماتیک فرآیندهای انبارداری در اصول انبارداری حرفه ای، تکنولوژی RFID میباشد که به عنوان ابزاری برای کنترل و رهگیری کالا در انبار مورد استفاده قرار میگیرد.
۷. طراحی انبار بهینه
یک چیدمان انبار با طراحی مناسب میتواند زمان جابهجایی کارگران و اوپراتورها بین مکانها را کاهش داده و منجر به تسریع در انجام سفارشها شود. چیدمان مبتنی بر مناطق، که در آن اقلام بر اساس نوع یا میزان تقاضا گروهبندی میشوند، میتواند بهرهوری در فرآیند برداشت کالا را افزایش دهد. علاوه بر این، استفاده از روش کراسداکینگ، که محصولات مستقیما از ورودی به خروجی منتقل میشوند، میتواند زمان جابهجایی و نیاز به ذخیرهسازی را به حداقل برساند. بهکارگیری اصول انبارداری ناب، که بر کاهش هدررفت و افزایش بهرهوری تمرکز دارد، نیز حائز اهمیت است.
مراحل مهم انبارداری
در ادامه با برخی از اصطلاحات انبارداری که آشنایی با آن از اهمیت بالایی برخوردار است آشنا خواهید شد:
نقاط کنترلی کالا
برای این که بعد از اجاره انبار کالا مملو از بعضی کالاها نشود و یا به طور ناگهانی با عدم موجودی بعضی برخی کالاها روبهرو نشوید، باید موجودی کالا در زمان رسیدن به هر کدام از نقاط کنترلی زیر بررسی و مشخص شود و اقدامات لازم صورت بگیرد:
- نقطه سفارش مجدد
- بیشترین موجودی مجاز
- کمترین موجودی مجاز
- میانگین موجودی
- موجودی خطرناک
- میزان سفارش
مرحله نگهداری کالا
در مرحله نگهداری کالا باید از کالا به درستی در انبار نگهداری کرد. نگهداری غیر اصولی و نادرست موجب صدمه دیدن و خراب شدن کالا خواهد شد. رعایت نکات زیر به شما کمک میکند تا از کالا به صورت اصولی نگهداری کنید:
- اولویت بندی کالاها را بر اساس معیارهایی مانند میزان امنیت، میزان مصرف، میزان خطرناک بودن کالاها، میزان آسیبپذیر بودن آنها و غیره انجام دهید.
- دقت داشته باشید که بتوان بر اساس میزان نیاز و فروش بتوان به کالاها دسترسی داشت.
- در مرحله نگهداری کالا باید از وسایل حمل کننده استاندارد و تجهیزات ایمنی استفاده شود تا در هنگام جابهجایی کالاها به آنها آسیبی وارد نشود.
- رعایت نکات نظافت و بهداشتی در حین انبارداری، یکی از موارد مهمی است که باید رعایت شود.
مرحله خروج کالا
آخرین مرحلهای که باید در اصول انبارداری حرفه ای در نظر بگیریم، مرحله خروج کالا از انبار میباشد. ثبت کالاهای خروجی و بایگانی کردن آنها یکی از مهمترین اقداماتی است که باید انجام دهید؛ با این کار انبارگردانی آسانتر خواهد بود. همچنین میتوان به تعداد موجودی کالاهای متفاوت به آسانی پی برد.
شرح وظایف تیم انبارداری
انبارداری یک وظیفه تک نفره نیست و مدیریت انبار ماشین آلات سنگین و کالاهای تجاری-بازرگانی به همکاری نیروهای کار زیادی نیاز دارد. در ادامه به معرفی نقش تیم انبارداری و شرح وظایف هریک میپردازیم.
اپراتور انبار
وظیفه اپراتور انبار انجام کارهای فیزیکی مانند پاک سازی، تمیزکاری و حمل کالاهای انباشته است. این بخش از تیم انبارداری مسئول انجام کارهای کوچک هستند.
اپراتور لیفتراک
اپراتور لیفتراک وظیفه بارگیری و تخلیه بار، حمل کالا با وسایل نقلیه داخل انبار نظیر بالابرها و غیره، هستند. این کار به دقت بالا در مدیریت و کنترل وسایل نقیله و تسلط نسبی به مکانیک آنها برای رفع ایرادات آنها نیاز دارد.
مسئول مواد اولیه
مسئول مواد اولیه نیاز به دانش کامپیوتر برای کار با کامپیوتر برای رهگیری موجودی دارد. همچنین این فرد باید از دانش تجهیزات مکانیکی برای جابهجایی مواد اولیه و کار با بالابرها آشنا باشد.
دستیار بارگیری و دریافت
وظیفه دستیار بارگیری و دریافت انجام کلیه بارگیریهای داخل و خارج انبار، آماده سازی سفارشها، سازماندهی و نگهداری کالا در محوطه بارگیری، دریافت کالا و انباشت، جمعآوری کلیه اقلام سفارش داده شده از انبارکهای مربوط به نگهداری مواد، ترتیب در دریافت و برداشتن سفارشها، امور مربوط به بسته بندی کانتینرها یا جعبههای بارگیری و امور مربوط به رهگیری سفارشها و ثبت اسناد میباشد.
متخصص بارگیری
متخصص بارگیری مسئول رهگیری اقلام سفارش داده شده و در جریان و به روزرسانی کالاهای موجود، اطمینان یافتن از بسته بندی سفارشهای آماده برای بارگیری، تهیه گزارش در مورد خطاهای بارگیری برای مدیریت و آگاهی درمورد اقلام برگردانده شده، مفقود شده و یا جایگزین شده، بازیبینیهای نهایی و… میباشد.
کارشناس جمع آوری حواله
وظیفه کارشناس جمع آوری حواله جمع کردن سفارشها و آماده کردن تجهیزات مناسب به منظور جمع آوری حوالهها پیش از بارگیری، پیشگیری از خطاهای احتمالی و اشتباهات است.
دستیار دریافت یا ارسال محصولات
در اصول انبارداری حرفه ای، دستیار دریافت مسئولیت باز کردن اقلام دریافتی از تأمین کنندهها، بیرون آوردن اجناس از بسته بندیها برای نگهداری انبار پس از قرار دادن تگها براساس استاندارد MMS بر روی کالاها، قرار دادن کالاها در قفسههای طبقه فروش، کمک به تیم خرید برای جابه جایی کالاها و جایگذاری اجناس دریافتی، فروش اجناس برای پاک سازی و… خواهد بود.
دریافتکننده محصولات
دریافت کننده محصولات، وظیفه مرتب کردن کالاهای انباشته و توزیع کردن آنها در انبار، نگهداری از فاکتور دریافت و ارسال به منظور ارجاعات بیشتر، آماده کردن سفارشها به منظور ارسال، آگاهی از جابهجایی کالاها در انبار و فروشگاه، بررسی قفسهها و داشتن اطلاعات مربوط به قفسههای پر و خالی، همکاری با تامین کنندهها برای رفع مشکلات مربوط به بارگیری را برعهده دارد.
کارمند انبار
وظیفه کارمند انبار گشودن مسیر کامیونهای تحویل سفارش و انجام امور مربوط به دریافت و رهگیری محمولهها، کمک در زمان بارگیری محصولات بر روی کامیونها، رهگیری محمولهها و در نظر گرفتن زمانهای دقیق ورود و بارگیری کالاها، برچسب یا تگ زدن به محصولات و انباشته کردن آنها براساس اندازه، شکل و نوع هر کالا، جمعآوری محصولات به میزان نیاز به هر محصول و… میباشد.
کارمند انباشت (انباشتکننده)
انباشت کننده یا کارمند انباشت باید به قبول اجناس تحویل داده شده و اطمینان از صحیح بودن تعداد آنها بپردازد. همچنین باید از قفسه بندی مناسب کالای انباشت و واضح بودن برچسبها اطمینان پیدا کند. این کارمند باید به مشتریها برای تکمیل سفارش کمک کند و مدیریت سفارشهای سایتی، ایمیلی و تلفنی مشتریها را بر عهده بگیرد. به علاوه قیمت اجناس را محاسبه کرده و اطلاعات مربوط به فروش را با نرم افزارها مدیریت کند.
ناظر انبار
ناظر انبار وظیفه نوشتن گزارش درمورد بارگیریها و تعداد موجودیها برای به اشتراک گذاشتن با مدیران انبار، قراردادن تگها بر روی کالاها، نگهداری از محوطه انبار و سازماندهی و مراقبت از انباشتههای موجود در انبار را بر عهده دارد. همچنین مدیریت آمار کالاهای انباشته در انبار از وظایف این پرسنل است.
مدیر انبار
در راس تمام نقشهای ذکر شده، مدیر انبار قرار گرفته است. این فرد وظیفه اطمینان یافتن از انجام همه وظایف نظیر دریافت، انبارداری و توزیع کالاها با هوش و ابتکار عمل، هماهنگی امور، اتخاذ استراتژیهای تقویت کننده و پروتکلهای عملیاتی، نظارت بر هماهنگی مدیریت انبار با قوانین انبارداری دولتی و محلی، به کارگیری سیاستهای انفرادی به گونهای که فرایندها به صورت موثر انجام شوند.
مطالعه قوانین جدید و مدیریت مواد و الزامات بارگیری بر اساس آن، اطلاع امور به مدیریت ارشد و دادن پیشنهادات سازنده به او، برنامهریزی برای مدیریت شرایط فیزیکی انبار، تغییرات و اجرای چیدمانهای نو در انبار، راهنماییهای لازم به کارکنان و تیم انبارداری و انجام آموزشهای مفید، آماده کردن بودجه سالیانه، جایگزین کردن تجهیزات اداری دارای نقص با تجهیزات نو، به روزرسانی دانش خود، آگاهی از تکنولوژیهای جدید برای تسریع فرایندهای انبارداری، بررسی گزارشهای حاصل از سیستم مدیریت انبار و ایجاد استراتژیهای لازم بر اساس آن و غیره را بر عهده دارد.
اهداف برنامهریزی مدیریت انبارداری
از اهدافی که مدیریت انبار کالای تجاری و عمومی در اصول انبارداری حرفه ای باید در برنامهریزی عملیاتی خود جای دهد، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- روشهایی برای کم کردن هزینههای مربوط به انبار و نگهداری کالا
- نگهداری تمام اقلام در انبارها تحت شرایط مناسب
- کاهش احتمال ایجاد هرگونه ضایعات و یا وارد آمدن صدمات به کالاهای موجود در انبار
- ارائه دادن خدمات موثر و همکاری رضایت بخش با سایر بخشها و کارکنان
- کاهش حجم و میزان سرمایه گذاریها در انبار
- افزایش سرعت امور جاری و عملیاتی در انبارداری
- آموزش مهارتهای مورد نیاز به کارکنان انبار
اصول انبارداری صنعتی
برای صحبت درباره اصول انبارداری صنعتی صحبت کنیم، ابتدا باید بدانیم که انبارداری صنعتی چیست؟ انبارداری صنعتی شامل ذخیره سازی و مدیریت تمام مراحل تولید تا نگهداری نهایی کالا در یک صنعت است. حالا زمان آن رسیده است که با اصول انبارداری صنعتی آشنا شویم:
- بررسی و تطبیق موجودی کالا با میزان تقاضا
- استخدام نیروی انسانی با بهرهوری بالا و تخصص لازم
- تأمین امکانات مناسب برای حمل و نقل بهینه
- طراحی و اجرای انبارهای صنعتی با اصول بهینهسازی فضا و عملکرد
- انتخاب و پیادهسازی سیستم مدیریت انبار (WMS) کارآمد
- مکانیزهسازی فرآیندهای انبارداری با استفاده از فناوریهای نوین
- مشاوره با کارشناسان و متخصصان پیش از آغاز فعالیت انبارداری صنعتی
- تحلیل و سنجش عملکرد انبارداری در مقایسه با رقبا برای بهبود مستمر
- رعایت اصل مسیرهای یکطرفه در طراحی و مدیریت انبار برای افزایش کارایی
با رعایت این اصول، فرآیند انبارداری صنعتی بدون مشکل و با کمترین هزینه و اشکال انجام خواهد شد.
اصول انبارداری دارویی
کالاهای بهداشتی و دارویی، به خاطر اینکه شرایط نگهداری سختتری نسبت به سایر کالاها دارند، باید اهمیت و دقت بیشتری در انبار کردن آنها خرج کرد. به عبارتی دیگر، ذخیره و نگهداری داروها باید در شرایط دمایی و محیطی مشخصی انجام شود. برای رعایت اصول انبارداری دارویی، حتما نکات زیر را رعایت کنید:
- ورود و خروج داروها با دقت ثبت شود.
- حجم داروها و مقدار آنها ثبت شود.
- تاریخ تولید و انقضای داروها ثبت شود.
- آدرس دقیق داروها در انبار ثبت شود.
- تفکیک و قفسه بندی داروها به صورت مرتب و دقیق.
اصول انبارداری رستوران
در اصول انبارداری حرفه ای رستوران، رعایت چند نکته کلیدی برای حفظ کیفیت و سلامت مواد غذایی ضروری است:
- انبار باید قبل از ورود کالاها مرتب و تمیز باشد تا هیچگونه آلودگی به مواد غذایی منتقل نشود.
- اجناس وارد شده باید از نظر تاریخ انقضا، سلامت بستهبندی و هرگونه آسیب مانند فرورفتگی، برجستگی یا پارگی بررسی شوند.
- محیط انبار باید شرایط دمایی و محیطی مناسبی را برای نگهداری مواد غذایی فراهم کند.
- تاریخ ورود مواد غذایی به انبار باید به دقت ثبت شود تا از فساد یا خرابی پیشگیری گردد.
- انبار باید ایزوله باشد و از ورود جانورانی مانند موش به داخل آن جلوگیری شود، بنابراین باید محیط انبار از وجود منافذ قابل نفوذ محافظت شود.
- چیدمان کالاها باید بهگونهای انجام شود که از ریزش یا آسیب دیدن آنها جلوگیری گردد.
- انباردار باید بهطور مرتب مواد غذایی موجود در انبار را بازرسی کند و تغییرات احتمالی را گزارش دهد.
- از وجود زباله در داخل انبار باید بهطور کامل جلوگیری شود تا از آلودگی مواد غذایی پیشگیری گردد.
آنچه در این مقاله گفته شد
مبحث انبار و انبارداری یکی از مهمترین دغدغهها در یک سازمان محسوب میشود. دلیل این امر قرار داشتن بخش بزرگی از داراییهای سازمان در موجودیهای انبار است. اقلام موجود در انبار باید به شکل منظم و برنامه ریزی شده در محلهای امن نگهداری شوند و این قرارگیری به گونهای باشد که در مواقع لازم بتوان به آنها دسترسی داشت. به همین دلیل آشنایی با اصول انبارداری حرفه ای که در این مقاله به آن پرداختیم؛ بسیار مهم است.
سوالات رایج شما درباره اصول انبارداری حرفه ای
با توجه به نوع هر کسب و کار، وسعت انبار، تعداد موجودی کالاها و سایر موارد بهترین روش انبارداری مشخص میشود. آن چه در بهترین روش انبارداری اهمیت دارد، اصول انبارداری حرفه ای است.
در اصول انبارداری حرفه ای باید نکاتی مانند توجه به نقاط ورود، نگهداری و خروج کالاها و اقدامات لارم برای این مراحل را در نظر گرفته و به بهترین شکل اقدامات لازم در این مورد را انجام داد.بهترین روش انبارداری چیست؟
مهمترین نکات اصول انبارداری حرفه ای چیست؟
قشنگ صفر تا صد اصول انبارداری رو میتونید از اینجا یاد بگیرید
مقالتون عالیه
خوشحالیم که تونستیم سوالات شما را پاسخ دهیم.👏
سر شماری کالاها به عهده انباردار است یا مستاجر؟
با سلام
سرشماری کالاهای تماما به عهده انبارداری و کمک انباردار است